Найм первого сотрудника — важный этап в развитии компании. До этого момента руководитель мог самостоятельно вести бизнес, а после оформления работника у работодателя появляются обязанности по документальному оформлению трудовых отношений, организации рабочего времени, хранению кадровых документов и соблюдению требований трудового законодательства.
Ошибки на старте часто возникают из-за того, что работодатель использует случайные шаблоны из интернета, не проверяет актуальность документов или откладывает оформление до выхода сотрудника на работу. В результате приходится исправлять договоры, восстанавливать документы и разбираться, какие процедуры были пропущены.
Чтобы организовать кадровый учёт правильно, нужно заранее определить, какие документы подготовить самой компании, какие сведения получить от будущего работника и какие действия выполнить до начала работы. Ниже рассмотрим основные этапы для работодателей в России.
Какие документы подготовить работодателю до найма сотрудника
Первый этап — организация базового кадрового документооборота. Работодателю необходимо определить должность, трудовую функцию, условия оплаты, режим работы и порядок взаимодействия с сотрудником. На этой основе подготавливаются документы, которые будут регулировать трудовые отношения.
Трудовой договор
Трудовой договор — основной документ, который закрепляет права и обязанности работника и работодателя. В нём указываются трудовая функция, место работы, дата начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени, если он отличается от общих правил, и другие обязательные условия.
Договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами, а один экземпляр передаётся работнику. Получение своего экземпляра сотрудник подтверждает подписью на экземпляре работодателя.
При подготовке договора важно учитывать реальные условия работы. Например, если сотрудник принимается дистанционно, на условиях неполного рабочего времени или с установленным испытательным сроком, соответствующие условия нужно корректно оформить с учётом требований законодательства.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка определяют порядок организации труда: режим работы, время отдыха, основные права и обязанности сторон, а также другие вопросы трудовых отношений. Работодатель должен оценить необходимость этого документа с учётом применимых требований и особенностей организации.
Для отдельных работодателей, в частности микропредприятий при соблюдении предусмотренных законом условий, допускается отказ от принятия некоторых локальных нормативных актов. В таком случае соответствующие условия должны быть включены в трудовые договоры в установленном порядке. Поэтому перед подготовкой документов важно определить, распространяются ли на компанию такие особенности.
Документы об оплате труда
Работодатель должен определить, как рассчитывается заработная плата, какие выплаты предусмотрены и при каких условиях начисляются премии. Эти условия фиксируются в трудовом договоре и, когда это необходимо, в локальных нормативных актах.
Если в компании предусмотрена премиальная система, желательно заранее описать критерии премирования, порядок оценки результатов и условия выплаты. Это снижает риск разногласий между работодателем и сотрудником и помогает применять правила последовательно.
Документы по персональным данным
При оформлении сотрудника компания получает и обрабатывает персональные данные. Работодатель должен определить правовые основания обработки, цели использования сведений, круг лиц с доступом к ним и порядок хранения документов.
В зависимости от ситуации могут потребоваться положение об обработке персональных данных, правила доступа к кадровым материалам и другие организационные документы. Не следует автоматически требовать отдельное согласие на любую операцию: основание обработки необходимо определять с учётом конкретной цели и требований законодательства.
Какие документы запросить у будущего сотрудника
Перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора, регулируется статьёй 65 Трудового кодекса РФ. Работодатель не вправе произвольно требовать любые дополнительные справки или копии документов, если необходимость их предоставления не предусмотрена законодательством.
В стандартной ситуации могут потребоваться:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме предусмотренных законом исключений;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учёта, например сведения о СНИЛС;
- документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний или подготовки;
- справка о наличии или отсутствии судимости — в случаях, когда такое требование установлено законом.
Дополнительные документы могут потребоваться с учётом характера работы, статуса сотрудника и специальных требований законодательства. Например, для отдельных должностей обязательны предварительные медицинские осмотры или подтверждение квалификации. Для иностранных граждан применяются специальные правила оформления трудовых отношений.
Если человек устраивается на работу впервые, порядок оформления сведений о трудовой деятельности и регистрации в системе персонифицированного учёта определяется действующими нормами. Не нужно требовать документы, которых у сотрудника по объективным причинам ещё нет, не проверив предусмотренный законом порядок действий работодателя.
Как правильно оформить приём первого сотрудника
Когда необходимые документы подготовлены, важно соблюсти последовательность действий. Она помогает не пропустить обязательные этапы и обеспечить соответствие кадровых документов фактическим условиям работы.
- Определить должность, трудовую функцию, условия оплаты и режим работы.
- Получить документы, предусмотренные законодательством для заключения трудового договора.
- Ознакомить сотрудника под подпись с применимыми локальными нормативными актами до подписания трудового договора в установленном порядке.
- Заключить письменный трудовой договор и передать один экземпляр работнику.
- При необходимости издать приказ о приёме на работу. По действующему ТК РФ такой приказ не является обязательным для каждого работодателя.
- Организовать необходимые записи и передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии с действующими требованиями.
- Обеспечить выполнение применимых требований охраны труда и других обязательных процедур до допуска к соответствующим работам.
Особое внимание стоит уделить дате начала работы и фактическому допуску сотрудника к обязанностям. Документы необходимо оформлять своевременно, а не после того, как работник уже приступил к работе. Если для конкретной должности предусмотрены обязательные медицинские осмотры, обучение или специальные допуски, соответствующие требования должны быть выполнены до допуска к работе в предусмотренных законом случаях.
Какие кадровые документы понадобятся после оформления сотрудника
Кадровая работа не заканчивается подписанием трудового договора. Работодатель должен организовать хранение документов и учёт событий, которые происходят в процессе трудовых отношений.
В зависимости от организации работы и требований законодательства необходимо предусмотреть:
- учёт кадровых событий и изменений условий трудовых договоров;
- оформление отпусков, переводов и увольнений;
- учёт рабочего времени, если он необходим для установленного режима работы и расчётов;
- ведение графика отпусков в предусмотренных законом случаях;
- хранение кадровых документов и соблюдение установленных сроков хранения;
- контроль сроков подачи обязательных сведений и кадровой отчётности;
- организацию защиты персональных данных работников.
Не каждый документ требуется оформлять всем работодателям в одинаковом виде. Например, личная карточка Т-2 не является универсально обязательной для каждой компании. Состав кадровой документации нужно определять по действующим требованиям, особенностям организации и фактическим условиям труда.
Типичные ошибки при найме первого сотрудника
Одна из наиболее распространённых ошибок — использование трудового договора без адаптации к конкретной должности. Если документ не отражает согласованные условия работы или содержит противоречия с локальными актами, в дальнейшем это может привести к спорам и необходимости внесения изменений.
Также работодатели иногда требуют избыточные документы, забывают ознакомить сотрудника с необходимыми внутренними правилами или не организуют своевременное оформление сведений о трудовой деятельности. Отдельный риск связан с отсутствием порядка хранения кадровых документов и контроля доступа к персональным данным.
Чтобы избежать подобных проблем, полезно разработать единый алгоритм оформления новых работников. Он должен определять, кто собирает сведения, кто готовит договор, кто проверяет документы и кто отвечает за выполнение обязательных действий после оформления сотрудника.
Когда стоит поручить оформление кадровых документов специалисту
Если руководитель впервые нанимает сотрудника, подготовка кадровой документации может оказаться сложнее, чем кажется. Нужно не только составить трудовой договор, но и определить применимые локальные акты, организовать учёт, соблюдать сроки и учитывать особенности конкретной должности.
Внешний специалист может помочь подготовить необходимый комплект документов, настроить порядок кадрового делопроизводства и проверить, какие процедуры обязательны для конкретной компании. Это особенно полезно, если руководитель не планирует нанимать кадровика в штат, но хочет с самого начала организовать работу без хаотичного использования шаблонов.
Если компания планирует нанимать новых сотрудников и постепенно расширять команду, кадровые процессы стоит выстраивать параллельно с подбором персонала. HRTERA помогает бизнесу решать задачи найма и управления персоналом в рамках направления подбор персонала и HR для бизнеса. Это позволяет уделить внимание не только поиску подходящих кандидатов, но и организации кадровых процессов по мере роста компании.
Грамотно подготовленные кадровые документы помогают работодателю зафиксировать условия трудовых отношений, обеспечить понятный порядок взаимодействия с сотрудником и снизить риск ошибок при последующих кадровых событиях. Если с первого найма определить ответственных, подготовить необходимые документы и установить единый алгоритм оформления, поддерживать кадровый учёт в дальнейшем будет значительно проще.
Нужна помощь
с этой задачей?
Разберу ситуацию компании и предложу подходящий объём работы.
