После регистрации компании руководитель обычно сосредоточен на запуске продаж, поиске клиентов и организации рабочих процессов. Кадровое делопроизводство часто откладывают до момента, когда появляется первый сотрудник. Однако подготовить основные правила и документы лучше заранее: это помогает оформить трудовые отношения корректно с самого начала и не восстанавливать документацию задним числом.
Постановка кадрового учёта с нуля включает подготовку необходимых локальных нормативных актов, организацию документооборота, определение ответственных за кадровые операции и настройку учёта сотрудников. Конкретный комплект документов зависит от законодательства, численности персонала, режима работы и особенностей деятельности компании.
В России кадровые обязанности работодателя возникают в связи с оформлением трудовых отношений. При этом единого универсального комплекта документов для любой организации нет: часть документов требуется в зависимости от конкретных условий, а для некоторых работодателей предусмотрены упрощённые правила.
С чего начать постановку кадрового учёта
Первый этап — определить, как будет организована работа с персоналом. Даже если в компании пока один сотрудник, необходимо понимать, кто оформляет кадровые события, где хранятся документы, кто контролирует сроки и каким образом руководитель согласовывает решения о приёме, переводе или увольнении.
Для запуска кадрового учёта рекомендуется последовательно выполнить несколько действий:
- определить структуру компании, должности и условия оплаты труда;
- назначить ответственного за кадровое делопроизводство;
- определить необходимые локальные нормативные акты;
- подготовить порядок оформления приёма, переводов, отпусков и увольнений;
- организовать учёт рабочего времени и отпусков;
- установить правила хранения кадровых документов и защиты персональных данных;
- определить порядок передачи необходимых сведений в государственные органы.
Важно учитывать, что постановка кадрового учёта — это не только подготовка шаблонов. Документы должны соответствовать реальной организации работы. Если компания использует сменные графики, привлекает удалённых сотрудников или применяет различные системы премирования, эти особенности необходимо учесть при разработке кадровых процедур.
Какие документы нужны новой компании
Комплект кадровой документации формируется из документов, регулирующих работу организации в целом, и документов, оформляемых в отношении конкретных сотрудников. Часть из них связана с обязательными требованиями законодательства, другие нужны в зависимости от условий работы или выбранной системы управления персоналом.
Штатное расписание и документы о структуре компании
Штатное расписание используют для фиксации должностей, подразделений, количества штатных единиц и предусмотренных условий оплаты. Оно помогает согласовать организационную структуру и обеспечить соответствие кадровых документов фактической системе должностей.
При подготовке штатного расписания важно согласовать названия должностей, количество ставок и систему оплаты. Если работа связана с предоставлением льгот, ограничениями или специальными квалификационными требованиями, наименование должности и требования к ней следует проверять особенно внимательно.
Штатное расписание широко применяется в кадровой практике, однако необходимость и конкретный порядок его оформления нужно оценивать с учётом действующих норм и особенностей работодателя. Одного документа недостаточно: он должен согласовываться с трудовыми договорами и фактической организацией труда.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка регулируют основные вопросы организации труда: порядок приёма и увольнения, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха и другие вопросы в пределах требований законодательства.
Для многих работодателей такой документ является важной частью кадровой системы. Вместе с тем для отдельных категорий работодателей, в частности микропредприятий при соблюдении предусмотренных законом условий, действуют особенности оформления трудовых отношений. Поэтому перед разработкой правил необходимо определить, применимы ли к компании соответствующие исключения.
Положение об оплате труда и премировании
Документы об оплате труда закрепляют правила начисления заработной платы, доплат и стимулирующих выплат. Если в компании используется премирование, порядок назначения премий и условия их выплаты должны быть описаны последовательно и не противоречить трудовым договорам и законодательству.
Отсутствие понятных правил нередко приводит к разногласиям между руководителем и сотрудниками. Например, если премия зависит от выполнения показателей, важно заранее определить сами показатели, порядок их оценки и условия выплаты. Конкретный состав документов зависит от принятой в организации системы оплаты труда и применимых требований.
Документы по персональным данным
Работодатель получает и использует персональные данные кандидатов и сотрудников: сведения, необходимые для найма, оформления трудовых отношений, расчётов и исполнения установленных законом обязанностей. Поэтому при запуске кадрового учёта необходимо определить правовые основания обработки данных, цели их использования, круг лиц с доступом и порядок хранения информации.
В зависимости от обстоятельств могут потребоваться положение об обработке персональных данных, документы о порядке доступа и защиты информации, формы уведомления работников и другие материалы. Согласие на обработку персональных данных не следует оформлять автоматически для любой операции: необходимо определить правовое основание конкретной обработки и требования законодательства.
Если компания собирает резюме соискателей, использует кадровые сервисы или передаёт документы внешнему исполнителю, нужно также проверить, как организована обработка данных на этих этапах.
Документы по охране труда
При найме работников компания должна определить применимые требования охраны труда и организовать необходимые процедуры. В зависимости от характера деятельности это может включать обучение и инструктажи, оценку профессиональных рисков, обязательные медицинские осмотры, обеспечение средствами индивидуальной защиты и другие мероприятия.
Точный состав документов зависит от условий труда, категории работников и характера выполняемых работ. Поэтому кадровый комплект следует согласовать с требованиями охраны труда, а не ограничивать универсальным набором шаблонов.
Какие документы оформляются при приёме первого сотрудника
Когда компания нанимает первого работника, кадровые процедуры переходят от подготовки общих правил к оформлению конкретных трудовых отношений. Документы должны быть подготовлены с учётом должности, условий работы, квалификационных требований и иных обстоятельств, предусмотренных законодательством.
При оформлении сотрудника обычно требуется организовать следующие действия:
- получить документы, предусмотренные законодательством для заключения трудового договора;
- согласовать условия труда, должность, трудовую функцию и оплату;
- заключить письменный трудовой договор;
- ознакомить сотрудника с применимыми локальными нормативными актами в установленном порядке;
- оформить необходимые кадровые документы и учётные записи;
- организовать учёт рабочего времени и отпусков;
- выполнить обязательные действия по передаче сведений в государственные органы.
Приказ о приёме на работу в России в настоящее время не является обязательным для каждого работодателя: работодатель вправе оформить его по своему усмотрению, а содержание приказа, если он издаётся, должно соответствовать трудовому договору. Аналогично не стоит автоматически включать в обязательный перечень все привычные формы кадрового учёта. Например, личная карточка Т-2 не относится к универсально обязательным документам для каждого работодателя.
Отдельные требования действуют для работников, которым необходимы специальные допуски, медицинские осмотры или подтверждение квалификации. Если компания нанимает иностранных граждан либо работников на должности со специальными требованиями, порядок оформления нужно дополнительно проверить.
Какие кадровые документы ведутся постоянно
Кадровый учёт не заканчивается подписанием трудового договора. В течение работы сотрудника компания оформляет изменения условий труда, отпуска, переводы, командировки и другие кадровые события, если они происходят. Документы должны своевременно отражать эти изменения.
Для регулярной работы обычно организуют следующие направления:
- учёт сотрудников и актуальных сведений о трудовых отношениях;
- ведение документов по приёму, переводу и увольнению;
- учёт рабочего времени и отпусков;
- оформление дополнительных соглашений при изменении условий трудового договора;
- ведение документов по оплате труда в части, относящейся к кадровым процессам;
- хранение кадровых документов с соблюдением установленных сроков;
- контроль сроков подачи необходимых сведений и кадровой отчётности.
График отпусков, например, составляется с учётом требований законодательства и установленного срока утверждения. Табель учёта рабочего времени помогает фиксировать фактически отработанное время, а кадровые приказы и дополнительные соглашения документируют соответствующие события, когда их оформление предусмотрено правилами организации и применимыми нормами.
Для компании важно установить единый порядок работы: кто инициирует кадровое событие, кто готовит документ, кто его проверяет и подписывает, где хранится итоговая версия. Такой регламент снижает риск потери документов и пропуска обязательных сроков.
Кто должен вести кадровый учёт в новой компании
Законодательство не требует, чтобы каждая организация с первого дня создавала отдельный кадровый отдел. В зависимости от размера бизнеса и объёма работы кадровое делопроизводство может вести штатный специалист, бухгалтер, другой уполномоченный сотрудник или руководитель в рамках надлежащим образом организованных обязанностей. Также компания может передать согласованный объём работ внешнему исполнителю.
При небольшом штате самостоятельное ведение кадрового учёта может казаться наиболее экономичным вариантом. Однако руководителю или сотруднику, совмещающему несколько функций, необходимо разбираться в кадровых процедурах, актуальных требованиях и сроках. При росте компании объём задач увеличивается, а ошибки накапливаются незаметно.
Штатный кадровик подходит организациям, которым требуется постоянное присутствие специалиста и ежедневная работа с большим количеством кадровых событий. Внешнее сопровождение может быть удобнее, если компании необходима профессиональная поддержка без создания отдельной должности. Выбор зависит от объёма работ, сложности процессов и внутренних ресурсов.
Как организовать кадровый учёт с нуля поэтапно
Чтобы не разрабатывать документы бессистемно, лучше выстроить процесс в несколько последовательных этапов. Сначала определяют особенности работы компании, затем готовят необходимые документы и только после этого запускают регулярное кадровое сопровождение.
- Определить структуру компании, должности, режимы работы и систему оплаты.
- Составить перечень применимых обязательных документов и дополнительных внутренних регламентов.
- Разработать или адаптировать формы документов с учётом фактических процессов.
- Назначить ответственного за ведение кадрового делопроизводства и установить порядок согласования.
- Организовать защищённое хранение документов и доступ к персональным данным.
- Настроить учёт рабочего времени, отпусков и кадровых событий.
- Установить контроль сроков оформления документов и подачи обязательных сведений.
После запуска важно периодически проверять, насколько фактическая работа соответствует утверждённому порядку. При изменении структуры компании, системы оплаты или условий труда документы необходимо актуализировать. Использование старых шаблонов без проверки применимости может привести к противоречиям и дополнительной работе.
Какие ошибки допускают при постановке кадрового учёта
Одна из распространённых ошибок — скачивать готовые образцы документов и применять их без адаптации. Шаблон может содержать устаревшие положения, не учитывать специфику работы компании или включать условия, которые противоречат другим внутренним документам.
Также проблемы возникают, когда кадровые обязанности не закреплены за конкретным ответственным, документы хранятся в разных местах, а изменения в трудовых отношениях фиксируются с опозданием. При таком подходе даже правильно подготовленный первоначальный комплект быстро перестаёт отражать реальную ситуацию.
Ещё одна ошибка — собирать у работников избыточные персональные данные и копии документов без проверки правовых оснований. Кадровая система должна обеспечивать получение информации, действительно необходимой для конкретных целей, и защищать её от несанкционированного доступа.
Чтобы избежать подобных проблем, полезно оценивать кадровый учёт как единый процесс: от подготовки документов до их подписания, хранения и последующего использования. Это помогает обнаруживать слабые места до того, как они повлияют на работу компании.
Когда стоит поручить постановку кадрового учёта специалистам
Привлечение специалиста особенно полезно, если компания впервые нанимает сотрудников, руководитель не хочет разбираться во всех нюансах кадрового делопроизводства или бизнес быстро расширяется. Профессиональная помощь позволяет определить необходимый комплект документов, организовать порядок работы и снизить вероятность ошибок, связанных с использованием неподходящих шаблонов.
Внешняя поддержка также актуальна, если кадровые функции совмещает бухгалтер или административный сотрудник, у которого нет достаточного времени для самостоятельного изучения всех требований. В таком случае можно передать подготовку документов, настройку процессов или регулярное кадровое сопровождение в согласованном объёме.
Если запуск компании предполагает активный найм, кадровые процессы целесообразно выстраивать одновременно с подбором команды. HRTERA помогает бизнесу решать задачи найма и управления персоналом в рамках направления подбор персонала и HR для бизнеса. Такой подход позволяет учитывать кадровые потребности компании уже на этапе планирования роста и организовывать работу с людьми более последовательно.
Постановка кадрового учёта с нуля — это инвестиция в управляемость бизнеса. Когда документы подготовлены с учётом реальных условий работы, обязанности распределены, а сроки контролируются, руководителю проще оформлять кадровые события и развивать компанию без постоянного возвращения к организационным проблемам.
Нужна помощь
с этой задачей?
Разберу ситуацию компании и предложу подходящий объём работы.
